4.3 Κάνε συνεχείς ελέγχους
Το τέταρτο βήμα στον σχεδιασμό μιας καμπάνιας αλλαγής του αφηγήματος –Τρέξε την καμπάνια– περιλαμβάνει τέσσερις ενότητες. Σε αυτή τη σελίδα θα ασχοληθούμε με την τρίτη: Κάνε συνεχείς ελέγχους.
Πολλές φορές οι όροι έλεγχος και αξιολόγηση θεωρούνται συνώνυμοι, στην περίπτωσή μας όμως και σε αυτή ειδικά την ενότητα θεωρούμε ότι ο έλεγχος και η αξιολόγηση είναι διαδικασίες συνδεδεμένες μεν, αλλά με διαφορετικούς στόχους. Σε μια σωστή διαδικασία αξιολόγησης (την οποία αναλύουμε στο επόμενο βήμα) τίθενται συγκεκριμένοι στόχοι για κάθε επίπεδο. Για παράδειγμα, σε μια καμπάνια αλλαγής του αφηγήματος, η ομάδα συχνά ελπίζει ότι μια εφημερίδα ή άλλο ΜΜΕ που το εμπιστεύεται το κοινό-στόχος θα καλύψει με θετικό πρόσημο την καμπάνια. Σε αυτό το στάδιο ελέγχου εστιάζουμε μόνο στην καταγραφή των αποτελεσμάτων της καμπάνιας, ρωτάμε δηλαδή αν πέτυχες τους στόχους που είχες θέσει. Στο επόμενο βήμα, της αξιολόγησης, πρέπει να προσπαθήσεις να εξηγήσεις γιατί τους πέτυχες ή δεν τους πέτυχες. Προς το παρόν, ο έλεγχος είναι πολύ συγκεκριμένος και σε βοηθάει να είσαι ευέλικτη/ος κατά τη διάρκεια της καμπάνιας, να αναγνωρίζεις εγκαίρως τα απρόσμενα αποτελέσματα και να αντιδράς σε αυτά επιτόπου. Αυτή τη διαδικασία ελέγχου και αντίδρασης την περιγράφουμε στα τρία σημεία αυτής της ενότητας.
Απομόνωσε τους στόχους της καμπάνιας από τη φόρμα αξιολόγησης και σκέψου πώς θα τους μετρήσεις στην πράξη και θα καταγράψεις τα αποτελέσματα.
Στο στάδιο του σχεδιασμού της αξιολόγησης θα καταρτίσεις ένα σχέδιο για τη μέτρηση της εμβέλειας, της απήχησης και της αποδοχής της καμπάνιας και θα σκεφτείς σε τι μονάδες θα μετρήσεις το καθένα απ’ αυτά. Στο στάδιο που βρισκόμαστε τώρα πρέπει να φτιάξεις ένα πλάνο για να εντοπίζεις και να καταγράφεις αν και σε τι βαθμό πετυχαίνεις τους στόχους σου. Όπως θα δεις και στο επόμενο στάδιο, η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει παρακολούθηση/αποδελτίωση των ΜΜΕ, οπότε προτείνουμε να έχεις ένα φύλλο εργασίας ή ένα αρχείο όπου θα καταγράφεις τα νούμερα, τις αντιδράσεις και τα σχόλια· είναι επίσης χρήσιμο να ορίσεις κάποιαν/ον από την ομάδα που θα συγκεντρώνει και θα αναλύει τα στοιχεία σε τακτά χρονικά διαστήματα.
Παρακολούθησε το πρόγραμμα και τα έξοδα.
Είναι εξίσου βασικό να παρακολουθείς και τα πιο πρακτικά στοιχεία της καμπάνιας, το πρόγραμμα και τον προϋπολογισμό, ώστε να εξασφαλίζεις ότι δεν ξεφεύγεις. Τα εργαλεία σου εδώ είναι το πλάνο προγραμματισμού και ο αναλυτικός προϋπολογισμός. Θα μπορούσες επίσης να ετοιμάσεις σχέδια έκτακτης ανάγκης και να σκεφτείς σε ποια σημεία είναι πιθανόν να ξεφύγει ο προγραμματισμός σου και πότε μπορεί να προκύψουν έξτρα έξοδα. Φτιάξε ένα plan B για τέτοιες περιπτώσεις.
Ενημέρωνε τακτικά την ομάδα σου για τις εξελίξεις.
Εάν θέλεις η διαδικασία ελέγχου να λειτουργεί ως πυξίδα στην καμπάνια ή το πρότζεκτ σου, πρέπει να ενημερώνεις την ομάδα σου τακτικά για τα αποτελέσματα του ελέγχου. Μπορείς να επισημαίνεις άμεσα τις επιτυχίες και τις αποτυχίες σχετικά με τους στόχους σου ή να εντάξεις την ενημέρωση για τα αποτελέσματα του ελέγχου στις τακτικές συναντήσεις της ομάδας για το σχεδιασμό.
- Με ποια εργαλεία θα μετρήσεις την εμβέλεια, την απήχηση και την αποδοχή της καμπάνιας σου; Εντόπισέ τα στη φόρμα αξιολόγησης.
- Ποια/Ποιος θα καταγράφει τα στοιχεία για τον έλεγχο και την αξιολόγηση της καμπάνιας;
- Πόσο συχνά πρέπει να κάνεις αναλύσεις ΜΜΕ και social media για να τροφοδοτείς με στοιχεία τον έλεγχο;
- Τι είδους αρχείο θα χρησιμοποιήσεις για να καταγράφεις τα στοιχεία που συλλέγεις;
- Ποια/Ποιος θα αναλάβει να ελέγχει αν η καμπάνια ανταποκρίνεται στον προγραμματισμό και τον προϋπολογισμό και δεν ξεφεύγει ο χρόνος και τα έξοδα;
- Πώς θα ενημερώνεις τα μέλη της ομάδας για τα αποτελέσματα του ελέγχου;